A planilha paralela pode estar contando uma história

O novo sistema entrou em produção, os usuários receberam acesso e o treinamento aconteceu. Algumas semanas depois, a diretoria descobre que a equipe mantém uma planilha para acompanhar o mesmo processo. Antes de atribuir isso à resistência, é preciso entender qual problema esse controle resolve. Ele pode registrar uma exceção, permitir uma consulta ausente ou compensar uma informação que ainda não inspira confiança.

A adoção aparece quando o trabalho consegue acontecer no fluxo combinado, com suporte e regras compreensíveis. Um usuário pode acessar a aplicação diariamente e continuar tomando todas as decisões fora dela. Por isso, a implantação precisa ter critérios operacionais, além de uma data de disponibilização. A pergunta central é quais tarefas passam a ser concluídas pelo sistema e o que impede as demais.

Observe a jornada com quem executa o processo

Escolha uma atividade concreta e acompanhe seu início, suas decisões e seu encerramento. Converse com pessoas de diferentes unidades, turnos ou perfis, inclusive quem lida com exceções. Registre onde elas recorrem a mensagens, cadernos ou arquivos externos. Esse levantamento ajuda a distinguir uma preferência pessoal de uma necessidade do processo que o projeto ainda não contemplou.

Em seguida, classifique os obstáculos. Há dúvidas de utilização, ausência de permissão, dados incompletos, regra indefinida ou funcionalidade inadequada? Cada causa pede uma resposta diferente. Treinar novamente não resolve uma informação que não chega da integração. Desenvolver uma nova tela também não resolve uma alçada que a gestão ainda não decidiu. A liderança precisa participar das escolhas que ultrapassam o produto.

Planeje a mudança por cenário de trabalho

Organize a implantação em torno de tarefas reconhecíveis: registrar uma solicitação, aprovar uma exceção ou consultar uma pendência. Defina o resultado esperado, o responsável pelo processo e o canal de ajuda. As orientações da Microsoft para adoção de tecnologia destacam cenários de negócio, usuários representativos, comunicação, treinamento e acompanhamento. São referências de planejamento que devem ser adaptadas ao sistema e à organização.

Escolha pessoas da operação para apoiar o piloto e devolver dúvidas recorrentes ao time do produto. O papel delas precisa ter tempo reservado e acesso a quem resolve os problemas; não pode depender apenas de boa vontade. Mantenha um registro visível das dificuldades, com responsável e encaminhamento. A confiança também se constrói quando a equipe percebe que um problema relatado produz uma resposta compreensível.

Cenário hipotético: reagendamentos que ficam na planilha

Imagine uma equipe de manutenção que utiliza um novo sistema de ordens de serviço, mas conserva uma planilha de reagendamentos. O caso é fictício e não representa um cliente da PartnerCode. A investigação mostra que a aplicação atende às visitas previstas, enquanto mudanças solicitadas pelo cliente dependem de confirmação do supervisor. A planilha tornou-se o lugar onde o atendimento acompanha essas pendências e guarda o histórico.

Nesse cenário, exigir a exclusão do arquivo pode retirar uma capacidade necessária sem oferecer substituição. O piloto precisa incluir o caminho de exceção: solicitação de mudança, responsável, confirmação da nova data e aviso à equipe de campo. Depois de testar essa jornada com usuários, a empresa define o momento de interromper novas entradas na planilha e como consultar seu histórico. A transição passa a ter uma condição verificável.

Combine treinamento, suporte e retirada dos controles antigos

Treine a pessoa na tarefa que realizará, com exemplos próximos de sua rotina. Disponibilize instruções curtas para situações recorrentes e um canal de suporte com encaminhamento claro. Na primeira fase, acompanhe dúvidas e retrabalho para separar dificuldades temporárias de problemas de desenho. A presença de um gestor ajuda a resolver decisões do processo que não podem ser transferidas para o suporte técnico.

Defina também a convivência temporária entre controles. Quando o registro oficial passa a ser o sistema? Quem confere a transferência dos dados? Como corrigir divergências? Manter duas fontes indefinidamente pode criar dúvida sobre qual informação deve orientar a operação. Ao mesmo tempo, retirar o controle anterior antes de validar a jornada pode ampliar o risco. A escolha precisa de responsável, prazo e critérios de revisão.

Meça o trabalho concluído e ajuste a implantação

Acompanhe a proporção de tarefas elegíveis concluídas no fluxo, as etapas abandonadas e a necessidade de intervenção externa. Defina o denominador: uma atividade fora do escopo não deve parecer falha de adoção. Cruze os indicadores com relatos dos usuários e observe o tempo necessário para resolver impedimentos. O objetivo é orientar melhorias e suporte, preservando uma conversa aberta sobre as dificuldades encontradas.

A PartnerCode pode apoiar a implantação conectando desenvolvimento, jornada de uso e acompanhamento operacional. Um início prático é selecionar um processo que ainda depende de planilhas e descobrir o que elas oferecem hoje. Com essa evidência, negócio e tecnologia conseguem definir uma transição realista e avaliar se o sistema passou a sustentar o trabalho para o qual foi criado.

Referências

Microsoft — Create a change management strategy: https://learn.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/change-management-strategy. Microsoft — Champion Program best practices: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/customlearning/champ_getstarted.